7 dicas para evitar problemas com o recebimento de encomendas no condomínio

A gestão do recebimento de encomendas nos condomínios é um tópico que merece toda a atenção de síndicos e administradoras. Com a comodidade e a segurança de comprar pela internet, o assunto tem se tornado cada vez mais urgente.

As confusões e problemas nesse sentido também preocupam a administração: é comum, por exemplo, ter que lidar com situações como encomendas trocadas, extravio de mercadorias e até mesmo recusa de recebimento de algum item.

Vale lembrar, ainda, que esse tipo de conflito costuma envolver figuras como porteiros, zeladores e até os próprios moradores, instaurando um clima de desentendimento e desorganização na gestão condominial.

Para te ajudar a tirar de letra a chegada de pedidos no condomínio, compilamos 7 dicas para evitar dor de cabeça e assegurar eficiência na tarefa. Confira!

EXISTE LEGISLAÇÃO SOBRE O RECEBIMENTO DE ENCOMENDAS?

Existe, mas as regras são bastante escassas e nada detalhadas.

A norma mais relevante é a Lei Federal nº 6538/78, que afirma que todos os responsáveis do condomínio (sejam gerentes, zeladores, porteiros, funcionários ou gestores) “são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.

RECEBIMENTO DE ENCOMENDAS: COMO EVITAR PROBLEMAS?

1- CONVOQUE UMA ASSEMBLEIA EXTRAORDINÁRIA PARA DEBATER O ASSUNTO

Uma das ações mais importantes e recomendadas é convocar os condôminos para uma assembleia, buscando definir regras e oficializá-las na convenção ou no regimento interno.

Ao reunir um bom número de condôminos, a gestão consegue colocar o assunto em pauta e organizar a determinação de regras que vão facilitar o recebimento de encomendas nas edificações, tais como:

Definir quais tipos de mercadoria podem ser recebidos no condomínio;
Estipular um tamanho e/ou um valor máximo para recebimento;
Gerar um protocolo para cada encomenda recebida juntamente com um comprovante de entrega ao destinatário.

Importante: após a assembleia, não se esqueça de enviar a ata da reunião (com tudo o que foi decidido e acordado) para todos os condôminos.

2- CRIE UM LIVRO DE REGISTRO E CONTROLE

Outra medida interessante para evitar problemas com encomendas é instituir um livro-protocolo para que os condôminos assinem perante o recebimento de mercadorias, correspondências e outros.

O livro, que deve ser disponibilizado na portaria, comprova a entrega de produtos e minimiza as chances de desentendimentos nessa área.

3- ORIENTE E TREINE OS FUNCIONÁRIOS ADEQUADAMENTE

Depois de estabelecer as normas para o regimento ou convenção (tamanho do objeto, valor, tipo da encomenda, prazos), é fundamental orientar porteiros, zeladores, faxineiros e outros possíveis funcionários sobre o funcionamento das entregas de encomendas no condomínio.

Além do treinamento das regras estabelecidas pelo condomínio, afixar as normas em mural ou local visível na portaria é aconselhado.

4- DETERMINE PRAZO DE RETIRADA E LOCAL PARA ARMAZENAMENTO

Para manter a organização do fluxo de recebimento de mercadorias e correspondências, o ideal é que o condomínio conte com um local específico e apropriado para armazenar as diversas encomendas.

Além desse espaço (que deve ter fácil acesso à portaria), é essencial determinar um prazo máximo para que os condôminos busquem seus objetos, evitando a falta de controle no armazenamento e garantindo eficiência nas entregas de todos.

5- SOLICITE QUE OS MORADORES COMUNIQUEM À PORTARIA SOBRE RECEBIMENTO DE DETERMINADAS MERCADORIAS

No caso de recebimento de mercadorias especiais (pesadas, de grande dimensão etc), é importante orientar os moradores a comunicarem o fato ao porteiro com antecedência. Dessa forma, a portaria estará devidamente preparada para receber, registrar e armazenar a encomenda.

6- O CONDOMÍNIO NÃO TEM PORTEIRO? DEFINA UM RESPONSÁVEL PELA ENTREGA E CONTROLE

Caso o condomínio não conte com porteiro, a gestão deve indicar o próprio síndicoou qualquer morador como responsável por recolher as encomendas/correspondências dos condôminos.

A partir daí, o responsável deve entregar a mercadoria/correspondência diretamente para o morador, através de protocolo. Vale lembrar que essa formalidade evita erros e extravios dos itens.

7- GARANTA A SEGURANÇA NAS ENTREGAS DELIVERY

Se o entregador do serviço de delivery pode ou não se dirigir à unidade para fazer sua entrega, fica a cargo do regulamento interno de cada condomínio.

Em geral, a possibilidade fica vetada devido a questões de segurança. Boas soluções, nesse sentido, incluem fazer o cadastro de entregadores e incumbir os funcionários a cronometrarem o tempo de permanência desses profissionais no condomínio, assegurando que fiquem apenas durante o período necessário.

Esse cadastro de entregadores (que deve abranger os profissionais de quitandas, mercados, lavanderias e etc do entorno do condomínio) deve ser realizado previamente e com antecedência, informando os dados dos profissionais que farão as entregas.

Ainda assim, os entregadores devem ser sempre anunciados pela portaria para os moradores. É importante não permitir também que o entregador circule sozinho pelo condomínio.

Fonte: Group Software